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Já pensou ter acesso a uma ferramenta que facilite o dia a dia e organize o fluxo de trabalho em sua empresa? Pois é, saiba que existe um método denominado Kanban desenvolvido pela Toyota na década de 40 que estabelece uma forma bem fácil e prática de gerenciar o fluxo de trabalho de sua empresa.

Por pensarmos sempre em maneiras de facilitar o dia a dia de sua empresa e tornar os processos mais rápidos e dinâmicos, escolhemos hoje apresentar o método de Kanban e as vantagens que ele traz ao ser implementado.

O que é Kanban?

Kanban foi assim denominado dentro da própria Toyota, empresa desenvolvedora do método, pois o termo em japonês significa “cartão”. Ou seja, trata-se de um sistema de controle e gestão de processos que utiliza cartões e cores para organizar, sinalizar e diferenciar esses processos.

Assim, ele permite que as tarefas sejam gerenciadas de forma rápida e ágil trabalhando o controle visual sobre essas atividades. As equipes podem ir acompanhando todo o desenvolvimento de cada etapa pelos indivíduos responsáveis, facilitando a visualização do que precisa ser feito por cada membro da equipe.

Como funciona o método de Kanban?

O método consiste na organização desses processos e tarefas em cartões e colunas. Cada tarefa a ser desenvolvida será representada e anotada em um dos cartões, logo depois se distribuirá esses cartões pelas colunas referentes as etapas pelas quais cada tarefa precisa passar.

Existem três principais componentes no método de Kanban que você precisa entender:

1. Cartão

O cartão trata das partes mais imediatas do processo. Ou seja, aquelas ações que precisam ser tomadas para que se possa chegar ao resultado final. Por exemplo: se você precisa enviar um SMS Marketing promocional para os seus leads, um cartão seria “escrever o conteúdo promocional”.

Em seguida, esses cartões tendem a ser diferenciados por sistemas de cores para que se tenha controle sobre o responsável de cada atividade, nível de prioridade, entre outros fatores. Essas individualidades cabem a melhor forma para cada equipe.

2. Coluna

As colunas representam as etapas pelas quais os cartões irão percorrer. Um Kanban geralmente possui ao menos as colunas de “a fazer”, “execução” e “finalizado”. Porém, podem ser criadas muitas outras colunas de acordo com as etapas necessárias para finalização de uma atividade.

Conforme as ações de cada cartão forem sendo desenvolvidas esses cartões irão passando de uma coluna para outra. Assim, toda a equipe poderá acompanhar o desenvolvimento dos processos.

3. Quadro

O quadro representa a maior unidade do método. Nele ficam organizadas as colunas e cartões de cada processo e cada quadro de Kanban tratará sobre um assunto.

Por exemplo, você pode ter um quadro referente aos processos de SMS Marketing, como dito anteriormente, e outro quadro referente apenas as ações de automação de sua empresa. Uma equipe pode, sem problemas trabalhar em mais de um quadro por vez.

Para que serve o Kanban e quais as vantagens de utilizar esse método?

Bom, existem três principais funções:

  • Gerenciar o fluxo de trabalho em sua empresa
  • Organizar os processos que vem antes e depois para que uma atividade não seja interrompida pela falta de outra.
  • Limitar a quantidade de trabalho que deve ser realizado por cada pessoa da equipe, pois através desse método você pode visualizar melhor quanto cada membro está desenvolvendo.

Além disso, a utilização do Kanban em sua empresa trará vantagens como:

  • Evitar a ociosidade de qualquer membro da equipe.
  • Reduzir o tempo gasto na execução das tarefas.
  • Reduzir custos e desperdícios dentro de sua empresa.

Como gerenciar esse fluxo de trabalho?

Para implementar o Kanban em sua empresa, primeiro será necessário preparar a sua equipe para mudanças. Identifique as funções de cada um, organize quem será responsável por cada processo.

Depois, procure mapear todos os processos executados. Veja quais e quantos serão os quadros necessários dentro de sua empresa e quais colunas serão utilizadas dentro de cada quadro.

Em seguida, defina o melhor esquema de priorização dessas atividades para a sua equipe. E então, avalie constantemente o processo, perceba as dificuldades, vá redefinindo de acordo com a necessidade e melhore onde for possível.

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